8 prangende vragen over PIM-systemen (expert interview)

Die groei in PIM-systemen roept ook vragen op. Is het een meerwaarde voor jouw organisatie - of is het een onnodige uitbreiding in je landschap van systemen? Voor welke organisaties is het wel geschikt en voor welke niet? En hoe kies ik het beste PIM-systeem? In deze blog geven we antwoord op de meest prangende PIM-vragen.

PIM staat voor Product Informatie Management. Het is in basis de centrale verzamelplaats voor alle productdata, maar een PIM kan veel meer informatie opslaan dan alleen productdata.

‘Product’ kun je daarom het beste lezen in de breedste zin van het woord: alles wat gerelateerd is aan het product kan worden opgeslagen in een PIM-systeem. We spreken dan van entiteiten zoals leveranciers, afzetgebieden, onderdelen, ingrediënten en rayons. Alle entiteiten zijn onderling met relaties en regels aan elkaar te verbinden.

In een PIM-systeem zijn vele type entiteiten flexibel in te zetten, waardoor een PIM-systeem goed aan te passen is aan een breed scala van wensen qua inrichting. Net zoals het samenstellen van verschillende gerechten uit ingrediënten of een custom systeem uit meerdere onderdelen waarbij ieder gekozen onderdeel invloed heeft op de verdere keuzes.

Veel mensen vragen zich af waarom ze een PIM-systeem moeten opzetten als ze in hun e-commerce omgeving ook producten kunnen beheren. Een goede vraag, die we graag voor je beantwoorden.

Het heeft met name te maken met het doel van beide systemen. Een e-commerce systeem is gefocused op het verkopen van producten en op de functies in de klantomgeving. Een PIM-systeem is bedoeld als de centrale plek van data voor andere systemen waarmee het flexibel kan koppelen.

Een PIM-systeem is gefocused op een zo flexibel mogelijke set aan productattributen en -relaties. Hierbij is de website een voor de hand liggende output, maar zeker niet de enige. Ook het eenvoudig opzetten van data uitwisseling met een app, ERP systemen, maatwerk systemen en sales channels zijn goede voorbeelden.

Door de uitgebreide en flexibele koppelmogelijkheden van een PIM-systeem, kan zij dezelfde data anders aanleveren per systeem. Niet alleen wat betreft welke kenmerken, maar ook in de wijze waarop een kenmerk wordt aangeboden. Hierbij kun je denken aan de taal, notatie of resolutie.

Een e-commerce omgeving wordt vooral ingericht op wat klanten willen en gewend zijn, hierbij zal de organisatie zich vooral aanpassen aan het e-commerce systeem.

Bij een PIM-systeem ligt dit anders. Als centrale punt van de data, heeft de PIM-omgeving niet één focus zoals een e-commerce oplossing, maar een PIM-systeem moet een weerspiegeling zijn van het bedrijfsproces van de organisatie. Het gaat er immers om dat de beschikbare data van de organisatie wordt vastgelegd binnen het PIM-systeem, met de relaties die voor de organisatie van belang zijn.

Wanneer een PIM-systeem enkel wordt ingericht als basis voor een website, zal niet alle beschikbare informatie die de organisatie heeft worden opgeslagen in het PIM-systeem. Wanneer later een ander systeem wordt gekoppeld, is het aannemelijk dat de data daarmee niet (volledig) passend en/of toereikend is. Daarom is het belangrijk dat een PIM-systeem altijd een maatwerk inrichting is van de organisatie. De organisatie is namelijk ook de kern voor alle systemen.

Meer weten? Lees onze longread over PIM-systemen. 

Om duidelijk te maken waarom een PIM- en DAM-systeem vaak samen worden ingezet, bekijken we eerst wat een DAM-systeem precies doet.

DAM staat voor Digital Assets Management. Dit is een systeem waar alle uploadbare bestanden kunnen worden opgeslagen in een gestructureerde en overzichtelijke manier. Vaak wordt een DAM ingezet voor de opslag van (product)afbeeldingen, maar ook voor het opslaan van bestanden zoals documenten, design- en drukwerk-bestanden is het een handig systeem. Je kunt een DAM-systeem zien als de bibliotheek voor alle bestanden die gedeeld moeten worden met andere systemen.

Productgegevens en -afbeeldingen gaan uiteraard hand in hand, maar ook folders, flyers, handleidingen en technische tekeningen wil je verbinden aan de juiste producten of categorieën, zodat deze relaties altijd beschikbaar zijn.

Door je PIM-systeem te integreren met een DAM-systeem zijn de relaties op een centraal punt bekend en beschikbaar voor alle gekoppelde systemen. Dit kan je veel dubbel werk schelen.

Hoewel een PIM-systeem heel geschikt is voor grote en complexe mogelijkheden, kan een PIM-systeem ook klein en eenvoudig worden opgezet. Dit zou bijvoorbeeld een goede keuze zijn wanneer de wensen nu nog niet groot zijn, maar deze in de toekomst waarschijnlijk wel gaan toenemen.

Het grote voordeel hierbij is dat de investeringen initieel gering zijn en mee kunnen schalen met de behoefte zonder dat eerdere investeringen teniet worden gedaan. Bij nieuwe wensen hoef je namelijk niet over te gaan naar een nieuw systeem. Het is dan ook zeker te adviseren niet te wachten met een PIM-systeem tot de omvang en complexiteit dit vereist. Het mee laten groeien van een PIM-systeem zorgt ook voor een geleidelijke adoptie binnen de organisatie.

Doordat we steeds meer doen met onze productgegevens (en DAM) en deze niet alleen de website voorzien van data, stelt dit meer eisen aan de opzet van de producteigenschappen en meer flexibiliteit aan de relaties en integratie van deze data. Hierom zie je steeds meer bedrijven overgaan op het gebruik van een PIM- en/of DAM-systeem.

Daarnaast zien we dat bedrijven gemiddeld tussen de drie en zes jaar overgaan naar een nieuwe inrichting van hun e-commerce omgeving. We zien dat de data hierbij vaak (voor een deel) handmatig overgezet moet worden.

Bij het gebruik van een PIM-systeem staan alle gegevens centraal opgeslagen. Waarmee het enkel opzetten van een synchronisatie met de nieuwe e-commerce omgeving volstaat om deze te vullen met de benodigde gegevens. De kans op handmatige correctie en aanpassingen aan de data is daarmee klein.

Zoals eerder gezegd, dient je PIM-systeem aan te sluiten bij het bedrijfsproces en deze zal over tijd veranderen, bijvoorbeeld door invloeden als personeelswisseling, andere rolverdeling, nieuwe marktbenadering, bijkomende inzichten, enzovoort.

Daarom raden we je aan om je PIM-inrichting met regelmaat te evalueren. Door deze evaluatie bijvoorbeeld jaarlijks mee te nemen bij een update, kunnen ook eventuele nieuwe features van het PIM-systeem worden meegenomen, als ze van meerwaarde voor je organisatie zijn.

Het is altijd goed om dit te laten onderzoeken. Er zijn bovendien een hoop verschillende PIM-systemen beschikbaar - wij werken bijvoorbeeld met Pimcore, Akeneo en InRiver - met ieder hun sterke en zwakke punten. Soms kan een zwak punt van het ene systeem minder relevant zijn voor jou en andersom, daarom is het verstandig om in gesprek te gaan met een expert.

Als je verder onderzoek gaat doen naar of een PIM-systeem van meerwaarde is voor jouw organisatie en welk systeem dit zou zijn, is het in ieder geval slim om de volgende vragen te beantwoorden:

• Wat is de omvang van het aantal entiteiten?

• Hoe groot is de omvang van de data nu die wordt opgenomen in het PIM systeem?

• Hoeveel zal de omvang van de data in het PIM systeem aannemelijk gaan groeien?

• Wat is de verwachte groei in wensen en mogelijkheden binnen een PIM-systeem?

• Hoeveel mensen binnen de organisatie gaan in het PIM-systeem werken?

• Wat is de verwachte complexiteit van de relaties tussen de entiteiten?

• Hoeveel budget is er nu en in de toekomst?

• Hoeveel koppelingen met andere systemen zijn er nu en in de toekomst?

Veel organisaties zullen niet volledig onafhankelijk advies kunnen geven, omdat ze ervaring met bepaalde PIM-systemen hebben. Wij adviseren om de PIM-behoefte te laten evalueren door een organisatie die in ieder geval meerdere PIM-systemen kent en kan aanbevelen, zodat je de beste oplossing voor jouw situatie, architectuur en toekomstige wensen vindt.