De diepte in met een Discovery Day

Een nieuwe samenwerking aan gaan is nooit makkelijk. Beide partijen moeten elkaar leren kennen en bovendien leren op elkaar te vertrouwen. Maar ook bestaande samenwerkingen kunnen na verloop van tijd wat stroever verlopen. Met onze 'Discovery Day' houden wij onze samenwerkingen gezond en zetten we bovendien een extra stap op strategisch niveau. We interviewden account strateeg Daniël om ons meer te vertellen over deze unieke dag.

"Zelf zie ik het meer zie als waarde toevoegen. Wij willen als Bluebird Day heel graag de allerbelangrijkste partner zijn die onze klanten hebben. Dat bereiken we onder andere door strategisch met ze mee te denken. Bijvoorbeeld met customer journey sessies of door onze consultants mee te laten denken over processen of architecturen. Maar de start is altijd hetzelfde: te weten komen wat de belangrijkste doelen van de klant zijn. Dat is precies wat we doen met onze Discovery Day."

"Kort gezegd is een Discovery Day heel goed de uitdagingen van onze klanten leren begrijpen. Zoals de naam al doet raden duurt het een hele dag. Het is ook vaak erg intensief.

Het liefst zitten we tijdens een Discovery Day echt met een mix van mensen. Er zijn deelnemers aanwezig vanuit ons, vanuit de andere betrokken Handpicked agencies labels en vanuit de klant. Dit zijn niet alleen onze directe contactpersonen: een medewerker van de klantenservice kan een super goed beeld geven van de wensen van de klanten. Die nodigen we dus ook graag uit.

Discovery Days hebben niet één vast programma, maar juist een proces dat leidt naar een uniek programma voor die klant. Vaak neem ik contact op met iedereen die vanuit de klant aanwezig is, om input te verzamelen. Zo is er vaak aan het begin van de dag iemand aan het woord die ons meeneemt in de wereld van hun merk. Daarmee leren wij meer over de visie en de kernwaarden van de klant. Het uiteindelijke programma dat opgesteld wordt, hangt de hele dag aan de muur. Zo is het voor iedereen inzichtelijk.

Tijdens de Discovery Day is er één persoon die faciliteert. Meestal ik. De andere aanwezige deelnemers gaan aan de slag met allerlei werksessies. We gebruiken vaak opdrachten als ‘History Mapping & Future Shaping’ (aan de hand van de geschiedenis van het merk het gat tussen het heden en het einddoel invullen) of ‘1-2-4-All’ (om te zorgen dat belangrijke ideeën door iedereen gezien worden). Uiteindelijk komen we samen tot een strategisch plan. Tijdens deze sessies zijn laptops en telefoons verboden. Dat analoge aspect is voor veel deelnemers even schakelen. Ook voor ons als digitale agency!

Dan is er nog één persoon bij met een wel heel speciale rol! Dat is de live tekenaar die de dag vastlegt. Deze maakt een grote poster waarop het plan voor de komende jaren staat afgebeeld."

"Ze zijn in het leven geroepen om de samenwerking tussen de verschillende Handpicked agencies labels te versterken. We werken vaak samen aan grote projecten zoals Boerschappen of Nespresso. Soms met wel drie of vier labels tegelijk. Voorheen zag je dat alle partijen losse kick-offs hadden, totdat we begonnen met een gezamenlijke aftrap van de samenwerking. Zo is toen de huidige vorm ontstaan. Die heeft uiteindelijk de naam ‘Discovery Day’ gekregen. Het is dus van oorsprong een tool om beter samen te kunnen werken met elkaar en met de klant."

"Het doel van de Discovery Day is om precies te weten wat er speelt bij de klant. We blikken vijf jaar vooruit. De belangrijkste doelstellingen leggen we vast in een roadmap. Dan bekijken we de knelpunten en onderzoeken we hoe wij kunnen bijdragen om de doelstellingen van de klant te realiseren.

Er zijn verschillende momenten wanneer we een Discovery Day kunnen inzetten. Het kan helemaal aan het begin van de samenwerking, wanneer we haast nog niets weten van de klant. Dan draait het vooral om een basis te krijgen van wat zij willen. Maar voor klanten waar we al langer mee samenwerken, gebruiken we de Discovery Day vaak als aftrap voor het jaarplan. Bijvoorbeeld Nespresso."

"Allereerst dat alle neuzen dezelfde kant op staan en we samen aan hetzelfde doel werken. Na een Discovery Day weten we precies wat de belangrijkste doelstellingen voor aankomend jaar zijn en is iedereen op de hoogte van de mijlpalen die we willen bereiken. Het zorgt er dus eigenlijk voor dat we met elkaar de juiste keuze maken.

Daarnaast is het een super waardevolle tool om elkaar een stuk beter te leren kennen. Niet alleen professioneel gezien, ook persoonlijk. Je hebt met elkaar gewoon een leuke dag. Dat geeft veel energie aan de samenwerking. Zeker aan het begin van de samenwerking is dit waardevol, aangezien je meteen een deel van het team leert kennen waar je mee samen gaat werken. Zo kan het zelfs een manier zijn om te toetsen of we wel of niet bij elkaar passen. Je leert elkaar lang niet zo goed kennen wanneer een project start met een eenmalige pitch, waar je een verhaal krijgt van een accountmanager of een briefing op papier.

Ten slotte heb je aan het eind van de dag een heel tof geïllustreerd jaarplan. Bij onze klant Cavallaro Napoli was dit bijvoorbeeld een beeld van de Vesuvius, de beroemde vulkaan in Italië. In de tekening zie je de stad Napels in de achtergrond, en staat de hele roadmap beschreven in een rookpluim die uit de vulkaan komt. Deze illustratie kunnen we er dus altijd bij pakken om de belangrijkste doelen in te zien. Bijvoorbeeld tijdens kwartaalmeetings. En aan het einde van de vijfjarige roadmap is het leuk om hiermee terug te kijken wat er allemaal gerealiseerd is."